Dari Modul Training QCC  ~ Rewriting Dedi Mulyadi

 

LATAR BELAKANG

 

Upaya untuk meningkatkan mutu dan produktivitas serta kinerja suatu satuan kerja, baik di dunia usaha maupun birokrasi, perlu dilaksanakan secara terus menerus sehingga dapat berfungsi dan mencapai tujuannya dengan optimal.

 

Sejak dahulu, terutama di Eropa dan Amerika Serikat dikembangkan konsep manajemen dan organisasi yang bertujuan meningkatkan kinerja organisasi. Antara lain dapat dikemukakan adalah konsep Max Weber tentang Birokrasi, Konsep Taylor tentang Manajemen ilmiah, Fayol dengan 14 prinsip-prinsip, serta konsep perilaku manusia yang mengutamakan motivasi dan pendekatan demokrasi.

 

Konsep serta prinsip organisasi dan manajemen ini, telah mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi baik pada perusahaan, pemerintahan dan organisasi sosial.

 

Total Quality Control (Pengendalian Mutu Terpadu) diprakarsai oleh Dr. J.M. Juran dan Dr. E.W. deming dan dikembangkan di Jepang pada April 1962oleh Kaoru Ishikawa dengan menerapkan Quality Control Circle (QCC) atau Gugus Kendali Mutu (GKM). QCC adalah salah satu konsep baru untuk meningkatkan mutu dan produktivitas kerja industri/jasa. Terbukti bahwa salah satu faktor keberhasilan industrialisasi di Jepang adalah penerapan QCC secara efektif. Karena keberhasilan ini, sejumlah negara industri maju dan sedang berkembang termasuk Indonesia, menerapkan QCC diperusahaan-perusahaan industri guna meningkatkan mutu, produktivitas dan daya saing.

 

Filosofi QCC didasari pada konsep manajemen partisipatif dan humanistik. Manajemen Humanistik mengacu pada manajemen yang mengutamakan manusia dan perasaannya. Hal ini dikarenakan manusia adalah aset perusahaan yang paling berharga. Manajemen partisipatif berarti bahwa setiap pekerja tidak memandang posisinya, diberikan kesempatan untuk berpartisipasi dalam proses pemecahan masalah yang menuju pada perkembangan kualitas dan produktivitas di departemen masing-masing.

 

MAKSUD DAN TUJUAN

 

QCC adalah sekelompok kecil karyawan baris depan/karyawan operasional (frontline employee) yang terdiri dari 3-10 orang, yang secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah, untuk meningkatkan dan menjaga kualitas produk, layanan, dan pekerjaan. QCC merupakan bagian integral dari TQC dalam suatu organisasi.

 

Tujuan QCC ini adalah untuk mengoptimalkan aset yang dimiliki perusahaan / instansi terutama pengembangan keterampilan dan diri pekerja (skill individu) secara lebih baik dan menghargai nilai-nilai manusia serta menciptakan tempat kerja yang kondusif, guna meningkatkan mutu dalam arti luas dan pertumbuhan perusahaan.

Objek perbaikan (tema) QCC sangat luas meliputi bahan, proses, produk, lingkungan dan lain-lain. Tema perbaikan / objek dapat berasal dari anggota, fasilitator, ketua QCC, atau pimpinan perusahaan / organisasi.

 

Penerapan QCC secara konsisten pada perusahaan akan sangat bermanfaat bagi semua pihak, antara lain :

  • Perbaikan mutu dan peningkatan nilai tambah

  • Peningkatan produktivitas sekaligus penurunan biaya

  • Peningkatan kemampuan menyelesaikan pekerjaan sesuai target

  • Peningkatan moral kerja dengan mengubah tingkah laku

  • Peningkatan hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan

  • Peningkatan keterampilan dan keselamatan kerja

  • Peningkatan kepuasan kerja

  • Pengembangan tim (Quality Control Circle)

 

Dalam kerangka kerja AMS, kegiatan QCC ada dalam pilar II :

BASIC MENTALITY

STRATEGIC MGT

TOOLS

ENABLER FOR IMPLEMENTATION

- Commitment – Alignment – Monitoring – Support

 

Strategi perbaikan berkesinambungan ( Strategic continuous improvement)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ORGANISASI QCC DALAM PERUSAHAAN

 

STRUKTUR CIRCLE

 

 

 

 

Fungsi Organisasi Dalam Pengembangan QCC

1. Commitee/Steering Committee

Peran committee/steering committee

  • Menjabarkan falsafah dan visi menjadi aktivitas QCC

  • Mengkoordinasikan seluruh aktifitas QC/SS untuk mencapai kinerja perusahaan yang lebih baik

  • Membuat program pengembangan dan pelatihan yang terkait dengan aktifitas QCC

  • Mencatat dan mendokumentasikan prestasi yang dicapai: penghematan biaya, biaya aktifitas QCC, dan kemajuan aktifitas QC/SS.

  • Mengadakan atau menghadiri progress review perusahaan.

  • Mempublikasikan dan mengkomunikasikan aktifitas QCC ke dalam dan ke luar perusahaan.

    Syarat committee/steering committee

  • Dipilih dan ditetapkan oleh manajemen perusahaan.

  • Berpengalaman dan mempunyai perhatian terhadap pengembangan perusahaan dan karyawan

  • Menguasai metodolgi yang dipakai (misalnya: 8 Langkah Perbaikan, Six Sigma-DMAIV/DMADV), penggunaan Quality Tools (misalnya: 7QC Tools & 7 Management Tools) dan mampu mengajarkannya.

2. QCC Fasilitator

Peran QCC Fasilitator

  • Memahami falsafah, visi dan penerapan aktifiatas QCC

  • Membantu tim QCC mencari/memilih topik improvement

  • Memfasilitasi QCC Leader maupun QCC Member dalam memecahkan persoalan

  • Memberikan dukungan pengetahuan teknis/tools yang diperlukan

  • Menjadi penghubung antara QCC Leader dengan koordinator atau Steering Committee dan pihak manajemen.

  • Menghadiri pertemuan yang diadakan tim QCC.

  • Membantu penghitungan benefit improvement yang telah dilakukan.

  • Mengembangkan kemampuan anggota tim QCC

Syarat QCC Fasilitator

  • People oriented

  • Komunikator yang mampu berbicara baik dengan manajemen maupun anggota tim QCC.

  • Berpengalaman di area kerjanya: proses dan produk.

  • Menguasai metodolgi yang dipakai (misalnya: 8 Langkah Perbaikan, Six Sigma-DMAIV/DMADV), penggunaan Quality Tools (misalnya: 7QC Tools & 7 Management Tools) dan mampu mengajarkannya.

3. QCC Leader (Ketua Circle)

Peran Leader:

  • Self-Developer

    Leader harus selalu mengembangkan diri untuk meningkatkan citra leader yang handal, terus-menerus belajar dari pengalamannya.

  • Team Leading

    Leader harus memimpin anak buahnya, anggota timnya dengan penuh kelembutan hatinya, mampu memotivasi anggota timnya

  • Encoder-Decoder

    Leader juga berperan sebagai pencetus ide, pembicara, dan penulis dalam berkomunikasi dengan bawahannya, pendengar yang baik sedemikian sebagai pembaca berita bagi bawahannya.

  • Good Performer

    Leader tampil mempesona bagi bawahannya, tidak congkak/sombong, tetapi sebaliknya merupakan pribadi yang lembut dan menghargai sesama manusia

  • Coach & Counsellor

    Leader sebagai pelatih bagi bawahannya dalam hal memajukan pekerjaannya dan menjadikan bawahannya handal pula, penasehat bagi bawahan yang memiliki masalah pribadi.

  • Team Builder

    Leader membangun semangat anggotanya terutama dalam hal menghadapi tugas yang berat, menjamin terjadinya harmoni dalam tim

  • Problem Solver & Decision Maker

    Leader mampu memecahkan masalah bagi bawahan, tempat bertanya dan minta tolong, sekaligus sebagian pengambil keputusan bagi bawahannya.

  • Motivator

    Leader harus dapat menjaga semangat kerja bawahannya agar tetap tinggi dan tetap berprestasi

  • Team Developer

    Leader berusaha mengembangkan potensi dan kemampuan bawahan agar semakin lama semakin berperan dan membangun generasi penerus untuk leadership y.a.d.

  • Team Enfocer

    Leader juga berperan sebagai penegak disiplin bagi bawahannya.

     

Syarat QCC Leader (Ketua Circle)

  • Sebaiknya dipilih oleh anggota Tim QCC atau oleh Fasilitator

  • Memahami mekanisme, metodologi dan tools QCC

  • Sudah pernah ikut pelatihan tentang QCC atau sejenisnya.

 

4. QCC Member (Anggota Circle)

Peran QCC Member (Anggota Circle)

  • Mengikuti rapat-rapat yang diadakan oleh Tim QCC

  • Berpartisipasi dalam rapat

  • Mengidentifikasi, menganalisa, dan mengatasi masalah yang berhubungan dengan pekerjaan dan mengimplementasikan solusinya.

Syarat QCC Member (Anggota Circle)

  • Menghadapi atau berhubungan masalah/tema yang diangkat.

  • Mempunyai kemauan yang keras untuk maju dan selalu belajar.

  • Sukarela untuk memberikan yang terbaik kepada organisasi.

  • Mau dan mampu bekerja sama dalam Tim..

     

Sistematika 8 Langkah Kegiatan Circle

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SARANA PENGENDALIAN MUTU

Dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian mutu, QCC memutar roda Deming (PDCA) dan melakukan 8 langkah dan 7 alat secara berkesinambungan yaitu : DELAPAN LANGKAH.

 

Delapan Langkah yang digunakan meliputi :

P berarti “Planning” (perencanaan) meliputi 4 langkah yaitu :

  • L1 : Menentukan pokok masalah/persoalan

  • L2 : Membahas/mencari penyebab

  • L3 : Menguji Penyebab/Menentukan Penyebab Utama

  • L4 : Menyusun rencana penanggulangan

 

D berarti “Do” (pelaksanaan) meliputi 1 langkah yaitu :

  • L5 : Pelaksanaan rencana penanggulangan

C berarti “Check” (meneliti hasil) meliputi 1 langkah yaitu :

  • L6 : Meneliti/Mengevaluasi hasil

 

A berarti “Action” (tindakan) meliputi 2 langkah yaitu :

  • L7 : Standarisasi

  • L8 : Langkah berikutnya/Memilih persoalan-persoalan berikut

 

DELAPAN LANGKAH KEGIATAN PENGENDALIAN (EIGHT STEP)

  1. Menentukan Tema

    Pertanyaan yang bisa dipakai untuk mencari tema, yaitu :

  • Adakah yang bisa dibuat lebih AKURAT ?

  • Adakah yang bisa dibuat lebih CEPAT ?

  • Adakah yang bisa DITINGKATKAN ?

  • Adakah yang bisa dibuat lebih MURAH ?

  • Adakah yang bisa lebih MUDAH ?

  • Adakah yang bisa lebih RINGAN ?

  • Adakah yang bisa dibuat lebih BERSEMANGAT ?

  • Adakah yang bisa dibuat lebih SAFETY ?

Isu-isu yang bisa dijadikan tema :

  • Peningkatan PRODUKTIFITAS (PRODUCTIVITY)

  • Peningkatan KUALITAS (QUALITY)

  • Penurunan BIAYA (COST)

  • Ketepatan PENGIRIMAN (DELIVERY)

  • Peningkatan PROSES PRODUKSI (FLOW PROCESS)

  • Peningkatan KESELAMATAN (SAFETY)

  • Peningkatan SEMANGAT KERJA (MORALE)

Sumber tema

  • Police Management (kebijakan perusahaan)

  • Activity Plan (Department, Seksi, IPP)

  • Data (Check sheet, Monthly report, Claim, dll)

Gunakan tools yang tersedia untuk menentukan tema dan setelah ketemu konfirmasikan dan minta persetujuan fasilitator (ka.sie/ka. Sub dept., ka. Dept.)

Setelah tema ketemu maka langkah selanjutnya membuat Rencana Kegiatan (jadwal). Gunakan Gantt Chart untuk membuat Rencana Kegiatan.

 

 

 

Contoh Gantt Chart

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

 

2. Menetapkan Target

Setelah tema diputuskan (dipilih), maka saatnya untuk menentukan target QCC. Target yang terukur akan mudah untuk dipahami. Gunakan pertimbangan berikut untu menetapkan target perbaikan :

  • APA : Item atau karakteristik yang akan dievaluasi

  • BERAPA : Nilai target yang akan dicapai (terukur)

  • KAPAN : Pengiriman atau target tsersebut selesai

Target harus SMART (Specipic, Measurable, Achievable, Realistic & Timebound)

Meskipun QCC Leader (Ketua Circle) sudah mempertimbangkan targetnya, tetap perlu didiskusikan dan dikomunikasikan kepada sesama anggota QCC dan diberitahukan kepada atasan (fasiltator).

Hal lain yang penting dalam menetapkan target apakah sudah mendengarkan suara pelanggan (Voice of Customer)

 

 

 

Parameter Target :

  • Ukuran kualitas (QUALITY)

  • Ukuran biaya (COST)

  • Ukuran pengiriman (DELIVERY)

  • Ukuran keselamatan (SAFETY)

  • Ukuran semangat kerja (MORALE)

  • Ukuran produktifitas (PRODUCTIVITY)

3. Analisa Masalah

Selidik sumber-sumber (faktor) penyebab dan sumber penyebab utama, dengan cara :

  • Brainstorming dan menggunakan metode yang sama masalah yang mirip atau Genba.

  • Dapatkan informasi dari bagian yang lain dan atasan. Gunakan data!

Faktor penyebab masalah produksi :4M1E

  • Faktor material (MATERIAL)

  • Faktor mesin/alat (MACHINE)

  • Faktor manusia (MAN)

  • Faktor metoda (METHOD)

  • Faktor lingkungan (ENVIRONMENT)

Gunakan diagram Tulang Ikan (Fishbone), Diagram Sebab-Akibat (Cause Effect Diagram), Ishikawa Diagram (sesuai nama penemunya Kaoru Ishikawa)

Diagram Tulang Ikan (Fishbone)

 

 

 

 

 

 

Setelah faktor-faktor penyebab masalah diuraikan dengan menggunakan diagram tulang ikan (fishbone), lalu kita tentukan faktor-faktor penyebab yang paling berpengaruh/ dominan yang menyebabkan masalah tersebut timbul. Gunakan diagram pareto untuk mempermudah melihat nilai perbedaan antara faktor penyebab masalah.

4. Mencari & merencanakan Idea Perbaikan

Penanggulangan (rencana tindakan) dilakukan untuk mengatasi penyebab-penyebab/ faktor-faktor yang ditemukan dalam analisa. Perjelas rencana dengan menggunakan rumus 5W1H atau 5W2H.

What : Menunjukan penyebab/faktor dan sebaiknya dipertegas akibat sebelum ditanggulangi. Bisa juga berupa target perbaikan atau hasil yang diharapkan.

Why : Alasan mengapa masalah terjadi. Alasan diadakan perbaikan.

Where : Menunjukan tempat terjadinya masalah. Menunjukan letak diadakannya perbaikan

When : Menunjukan jadwal waktu yang dibutuhkan untuk melakukan perbaikan.

Who : Menunjukan siapa yang bertanggung jawab perbaikan (PIC).

How : Menunjukan bagaimana metoda/cara yang dilakukan untuk penanggulangan.

How Much : Menunjukan estimasi biaya yang diperlukan untuk penanggulangan.

 

Bagan Rencana Perbaikan

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Implementasi Perbaikan

  • Melaksanakan penanggulangan sesuai dengan rencana yang telah dibuat

  • Semua orang yang terlibat ikut berperan aktif sesuai dengan pembagian tugas yang telah disepakati

  • Kumpulkan data dan catat semua hal-hal yang menyimpang selama pelaksanaannya

  • Pengecekan hasil dilakukan dengan membandingkan kondisi sebelum dan sesudah perbaikan/penanggulangan

  • Cara penanggulangan bisa dengan metoda ECRS:

Eliminate – penghilangan

Combine – penggabungan

Re-arrange – penataan/penyusunan ulang

Simplify – penyederhanaan

  • YANG PENTING ADALAH SEMANGAT, ANTUSIASME, DAN BUKTI

  • BUKAN RENCANA BESAR TETAPI TIDAK ADA YANG TERLAKSANA

6. Evaluasi Hasil Perbaikan

Periksa hasil dengan menggunakan tolok ukur atau “control point”, dan cara yang dilakukan adalah sama dengan langkah analisis. Dengan demikian, hasil sebelum dan sesudah bisa dibandingkan seperti pada Langkah 5.

Data evaluasi hasil yang telah dilakukan visualisasikan dengan grafik untuk mempermudah melihat tingkat perbedaannya.

Pengukuran ini bisa dilakukan berdasarkan tolok ukur, QCDSMP (Quality-Cost-Delivery-Safety-Morale-Productivity)

 

 

 

 

INGAT!

  • Setiap penjelasan sedapat mungkin bisa diukur/measurable

  • Berdasarkan data (bukan kira-kira)

Perhitungan Benefit

Perhitungan Benefit yang diperoleh dilakukan untuk mengetahui dampak implementasi solusi yang dilakukan

Benefit yang diperoleh bisa berupa penurunan biaya (cost reduction), kenaikan pendapatan (incremental revenue).

Penurunan biaya bisa terjadi karena produktivitas meningkat, pengurangan tenaga kerja, penghematan penggunaan material, dbs

Kenaikan pendapatan bisa diperoleh dari peningkatan volume penjualan, peningkatan harga, dsb

Intangible Benefit (manfaat yang tidak langsung kelihatan atau manfaat potensial)

  • Benefit satu kali

  • Benefit yang didapat saat proyek sedang dijalankan

  • Benefit yang diperoleh setelah proyek selesai

  • Tambahan bebefit yang lain

Tangible Benefit ( manfaat riil yang langsung kelihatan dan terhitung)

  • Margin perbaikan

  • Peningkatan penjualan

  • Perbaikan aliran kas

  • Flexibilitas scheduling

 

  1. Standarisasi & Rencana Pencegahan

    Penanggulangan yang baik harus ditetapkan sebagai standar untuk mencegah masalah yang sama berulang.

    Ada dua alasan utama mengapa standarisasi perlu dilakukan, yaitu :

    P Tanpa standar, dengan berjalannya waktu, tindakan penanggulangan yang telah dilaksanakan sedikit demi sedikit akan dilupakan dan cara lama akan dipakai lagi, sehingga masalah yang sudah diatasi muncul lagi.

    P Tanpa standar yang jelas, kemungkinan besar masalah yang sama akan muncul jika terjadi pergantian personel.

  2. Rencana Berikutnya

    1) Kemukakan masalah-masalah/program-program perbaikan yang masih ada.

    Masalah/program perbaikan umumnya tidak dapat ditanggulangi dengan sempurna dan kondisi ideal sulit untuk dicapai. Maka semestinya kita tidak hanya menekuni satu masalah/program perbaikan saja untuk jangka waktu yang tidak terbatas agar bisa dicapai hasil yang sangat optimal. Meskipun target tercapai, sebaiknya dibuat daftar apa yang sudah dilakukan dan apa yang belum dilakukan.

    2) Buat rencana tentang apa yang akan dilakukan dengan masalah yang masih ada.

    Masalah-masalah yang penting dipilih sebagai tema untuk kegiatan yang akan datang. Demikian pula kalau hal tersebut berupa program-program perbaikan.

    3) Pikirkan dan ulas apa yang sudaha berjalan dengan baik dan apa yang belum

    Mengulas kembali apa yang telah dilakuka akan membantu perbaikan/peningkatan kualitas dan kegiatan perbaikan di waktu mendatang.

     

    TUJUH ALAT (SEVEN TOOLS)

 

Tujuh alat yang digunakan meliputi :

  1. Check Sheet atau Lembar Pengumpul Data

Check Sheet adalah merupakan alat yang mutlak diperlukan bagi mereka yang melaksanakan penelitian dan pengendalian kualitas atau kuantitas barang ataupun jasa. Karena dari data yang didapat /dikumpulkan dapat mengambil suatu gambaran, kesimpulan ataupun keputusan yang akurat. Tanpa mempunyai data membuat pengambilan kesimpulan/keputusan ataupun rencana tindakan hanya berdasarkan kira-kira saja, sehingga bukan suatu yang mustahil akhirnya kesimpulan/keputusan akan jauh dari yang diharapkan.

 

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat Check Sheet, antara lain :

  • Sasarannya harus jelas

  • Keterangan yang diperlukan memenuhi sasaran

  • Dapat diisi dengan mudah dan cepat

  • Dapat disimpulkan dengan cepat

 

Secara umum Check Sheet dibagi dalam 3 jenis dengan fungsinya masing-masing :

  1. Check Sheet

Suatu lembaran yang berisi bahan-bahan keterangan yang telah ditentukan sasaran/keperluannya dengan kolom jumlah/ukuran barang atau kegiatan yang diperiksa dengan penentuan waktu yang teratur ataupun bebas.

Fungsi Check Sheet :

  • untuk menghitung jumlah produksi/jasa yang dihasilkan

  • untuk menghitung kerusakan/kesalahan produk yang dibuat

  • untuk mengukur bentuk (panjang/volume hasil produksi)

  • untuk mengukur keadaan/kondisi alat/hasil produksi

  • untuk mengukur waktu proses pekerjaan

  1. Check List

Suatu lembaran yang berisi bahan-bahan keterangan yang telah ditentukan sasaran/keperluannya, kegiatan yang dicocokkan keberadaanya/jumlahnya dengan penentuan waktu yang tertentu .

Fungsi Check List

  • untuk mencocokkan ukuran hasil produksi dengan standar

  • untuk mencocokkan jumlah pengiriman dengan pesanan

  • untuk mencocokkan barang dengan jumlah yang dibawa/dikirim

  • untuk mengontrol jenis barang yang dibeli

  1. Check drawing

Suatu lembaran yang berisi gambar barang yang telah ditentukan untuk diperiksa keadaannya dan setiap barang menggunakan lembar yang berbeda.

Fungsi Drawing :

  • untuk menunjukkan posisi/lokasi kerusakan

  • untuk mencocokkan posisi pemasangan bagian barang produksi

  • untuk pengontrolan lokasi masalah yang akan/telah diselesaikan

 

 

 

Contoh Check Sheet :

No

Jenis Cacat

MI

MII

MIII

MIV

Jumlah

Ket

 

  1. Diagram Pareto

Diagram Pareto adalah kombinasi dua macam bentuk grafik yaitu grafik kolom dan grafik garis, berguna untuk :

  1. menunjukkan masalah utama/pokok masalah

  2. menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan

  3. menunjukkan perbadingan masalah sebelum dan sesudah perbaikan

 

Langkah-langkah pembuatan Diagram Pareto

  1. Langkah 1: Tentukan bagaimana data harus diklasifikasikan menurut pelaksanaan pekerjaan.

  2. Langkah 2: Tentukan periode waktu yang diperlukan untuk mempelajari dan buat lembar isian (check sheet) yang mencakup periode waktu dari semua klasifikasi data yang mungkin, kemudian kumpulkan datanya.

  3. Langkah 3: Untuk tiap kelompok hitunglah data untuk seluruh periode waktu dan catatlah jumlah totalnya

  4. Langkah 4: Gambarlah sumbu horizontal dan vertical pada secarik kertas grafik. Bagilah sumbu horizontal ke dalam bagian yang sama, satu bagian untuk tiap kelompok. Skala sumbu vertical dibuat sedemikian rupa sehingga titik puncak sumbu vertical tersebut menggambarkan suatu jumlah yang sama dengan jumlah total dari semua kelompok.

  5. Langkah 5: Gambar data ke dalam bentuk kolom. Mulailah dari sisi sebelah kiri dari grafik tersebut dengan kelompok yang semakin kecil. Bilamana ada kelompok yang disebut “lain-lain“ gambarkanlah kelompok itu pada bagian yang paling akhir setelah kelompok yang paling kecil

  6. Langkah 6: Gambarlah garis kumulatif. Mulailah dengan menggambar garis diagonal memotong kolom yang pertama, dengan dimulai dari dasar pada sudut kiri (titik nol). Dari bagian atas sudut kanan pada kolom pertama, lanjutkan garis ini ke arah yang baru dengan menggerakkannya kearah kanan yang jaraknya sama dengan tinggi kolom kedua, dari titik tersebut tariklah garis lurus untuk ruas berikutnya, teruskan ke arah kanan dengan jarak yang sama dengan lebar kolom dan menuju ke atas dengan jarak yang sama dengan tingginya kolom ketiga. Ulangi terus sampai ujung sudut kanan paling atas dari grafik tercapai. Tingginya garis komulatif pada titik ini menggambarkan jumlah data yang telah dikumpulkan.

  7. Langkah 7: Buat sumbu vertikal yang lain di sebelah kanan grafik, dan buat skala dari 0 – 100 %. Akhir dari garis komulatif adalah pada titik yang betuliskan 100%.

  8. Langkah 8: Tambahkan keterangan pada diagram pareto tersebut. Jelaskan siapa yang telah mengumpulkan data tersebut, kapan dan dimana, serta tambahan informasi apa saja yang penting untuk mengidentifikasi data. Tuliskan tanggal pembuatan diagram pareto tersebut, nama anggota CIRCLE yang bertanggung jawab atas persiapan diagram tersebut.

 

Contoh Diagram Pareto

No

Jenis Cacat

Jumlah

%

% Komulatif

1

hitan

95

60

60

2

Anyaman

40

25

85

3

Logo

25

15

100

 


Jumlah

160

100

 


 

     

  1. Diagram Sebab Akibat (Fishbone Diagram)

Disebut juga “ Grafik Tulang Ikan”, yaitu diagram yang menunjukkan sebab akibat yang berguna untuk mencari atau menganalisa sebab-sebab timbulnya masalah sehingga memudahkan cara mengatasinya.

Penggunaan Analisis Sebab Akibat :

  • Untuk mengenal penyebab yang penting

  • Untuk memahami semua akibat dan penyebab

  • Untuk membandingkan prosedur kerja

  • Untuk menemukan pemecahan yang tepat

  • Untuk memecahkan hal apa yang harus diilakukan

  • Untuk mengembangakan proses

Langkah-langkah membuat diagram Sebab Akibat

Langkah 1:

Gambarlah sebuah garis horizontal dengan suatu tanda panah pada ujung sebelah kanan dan suatu kotak didepannya. Akibat atau masalah yang ingin Dianalisis ditempatkan dalam kotak AKIBAT


Langkah 2:

Tulislah penyebab utama (manusia, bahan, mesin dan metoda) dalam kotak yang ditempatkan sejajar dan agak jauh dari garis panah utama. Hubungan kotak tersebut dengan garis panah yang miring ke arah garis panah utama. Kadang-kadang mungkin, atau mungkin diperlukan untuk menambahkan lebih dari empat macam penyebab utama.Mesin Mesin Manusia Metode

 

Langkah 3:

Tulislah penyebab kecil pada diagram tersebut di sekitar penyebab utama, yang penyebab kecil tersebut mempunyai pengaruh terhadap penyebab utama. Hubungkan penyebab kecil tersebut dengan sebuah garis panah dari penyebab utama yang bersangkutan.

Beberapa pokok yang perlu diingat adalah sebagai berikut :

  • Perlu adanya partisipasi dari semua anggota CIRCLE, dan semua anggota harus benar-benar ikut terlibat didalam menganalisis penyebabnya

  • Harus diperoleh sejumlah ide (penyebab)

  • Harus didorong untuk melakukan acara secara bebas

  • Tidak diperkenankan untuk mengeritik

  • Penyebab tersebut harus terkumpul lebih dahulu sebelum sesorang mengambil tindakan pemecahan. Seringkali semua informasi ide ditulis pada sebuah papan tulis yang besar dan disajikan untuk dipertimbangkan dalam waktu seminggu guna memberikan kesempatan kepada mereka untuk menambah beberapa penyebab yang mungkin masih ada pada diagram tersebut seperti yang terlintas dalam pemikiran mereka.

  • Para anggota diminta untuk memberi tanda atau memilih penyebab yang mereka rasakan paling penting.

 

 

  1. Histogram

Histogram adalah bentuk dari grafik kolom yang memperlihatkan distribusi yang diperoleh bila mana data dalam bentuk angka telah terkumpul. Meskipun suatu histogram dibuat berdasarkan contoh data, namun tujuannya adalah untuk memberikan saran mengenai kemungkinan distribusi keseluruhan data (populasi) yang contoh datanya diambil. Dalam Histogram, nilai dari peubah berkesinambungan digambarkan pada sumbu horizontal yang dibagi dalam kelas atau sel yang mempunyai ukuran sama. Biasanya ada satu kolom untuk tiap kelas dan tingginya kolom menggambarkan jumlah terjadinya nilai data dalam jarak yang digambarkan oleh kelas. Histogram ini dipakai untuk menentukan masalah dengan melihat bentuk dan sifat dispersi dan nilai rata-rata.

 

Langkah-langkah pembuatan Histogram

Langkah 1: Kumpulkan data sekurang-kurangnya 30 sampai 50 dan sedapat-dapatnya lebih, makin banyak datanya makin banyak kesimpulan yang disarankan oleh data itu dapat dipercaya

Langkah 2: Carilah nilai frekuensi yang terbesar (L) dan nilai frekuensi yang terkecil (S) dan kurangi untuk memperoleh bidang yang dicakup (jarak) : R= L – S

Langkah 3: Menentukan jml kelas data dapat digunakan dengan rumus Sturges yaitu :

k = 1 + 3.322 log n

Atau

k√n, dimana k harus dijadikan bilangan bulat

k = jumlah kelas

n = jumlah frekuensi / angka yang terdapat dalam data

Langkah 4: Untuk memperoleh interval kelas atau panjang kelas adalah dengan jarak dibagi jumlah kelas

Jarak

i = ——–

k

Langkah 5: Tentukan batas kelas, batas kelas ini merupakan kelipatan berurutan dari ukuran kelas. Angka yang paling kecil adlaah kurang dari pada atau sama dengan nilai contoh yang terkecil

Langkah 6: Buat lembar hitungan (tally sheet) dengan memasukkan data angka ke dalam kelas yang telah ditentukan. Setelah pemasukan angka-angka sedemikian selesai, hitung jumlah frekuensi data pada setiap kelas

Langkah 7: Gambarlah garis mendatar dan garis tegak pada selembar kertas grafik. Pada garis horizontal, tunjukkan semua batas kelas dengan beri tanda “X” pada jarak yang sama. Periksalah lembar hitungan untuk mencari jumlah tanda hitungan yang terbanyak pada suatu kelas tertentu dan gambarkan skalanya pada garis tegak sesuai dengan itu.

Langkah 8: Pindahkan data dari lembar hitunga n ke kertas grafik dengan menggambar satu kolom pada setiap kelas yang tinggi kolomnya sebanding dengan jumlah tanda hitungan yang ada di kelas tersebut.

Langkah 9: Tambahkan suatu catatan pada histogram tersebut, yang menunjukkan siapa yang mengumpulkan data kapan dan dimana, serta masukkan informasi tambahan apa saja yang diperlukan untuk pengenalan data tersebut.

Contoh : Histogram

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Diagram Tebar (Scatter Diagram)

Menggambarkan hubungan antara dua data yang dipetakan dalam suatu diagram. Diagram tebar digunakan sebagai alat penguji hubungan antara sebab dan akibat.

Langkah-langkah pembuatan Diagram Tebar

  • Langkah 1: Kumpulkan data dan masukkan dalam table

  • Langkah 2: Gambarkan sumbu tegak dan sumbu datar beserta skala dan keterangannya

  • Langkah 3: Ganbarkan titik-titik koordinat data tersebut

Contoh : Scater Diagram

  1. Grafik

Grafik adalah kumpulan data yang dinyatakan dalam bentuk gambar secara sistematis. Gunanya grafik:

  • Mempermudah, memperjelas serta mempercepat pembacaan data

  • Dapat memaparkan data yang lalu dan data yang baru sekaligus

  • Dapat melihat dengan jelas perbadingan dengan data lain yang berhubungan

  • Untuk membantu/mempermudah manganalisa dalam pengambilan keputusan

Berbagai jenis grafik digunakan, yang pemakaiannya tergantung pada tujuan analisis. Jenis-jenis grafik adalah :

  • Grafik Garis (Line Graph)

  • Grafik Kolom/Balok (Bar Graph)

  • Grafik Lingkaran (Circle Graph)

    Langkah-langkah pembuatan grafik :

  • Langkah 1: Kumpulkan sejumlah data, tentukan jumlah datanya dan sebutkan sumber datanya.

  • Langkah 2: Temukan frekuensi data maksimum dan minimumnya

  • Langkah 3: Cantumkan secara jelas keterangan yang menunjukkan nama data (data dari apa)

  • Langkah 4: Cantumkan waktu/periode pengumpulan data, dalam periode yang sama dan kontinyu

  • Langkah 5: Cantumkan secara jelas penunjukkan/ukuran skala/unit baik untuk sumbu tegak maupun sumbu datar (untuk grafik garis/balok)

  • Langkah 6: Petunjuk skala(garis kecil) terletak dibagian dalam sumbu grafik

     

Contoh : Diagram balok Contoh : Diagram Garis

Contoh : Diagram Lingkaran

 

PENGGUNAAN 8 LANGKAH DAN 7 ALAT

NO

LANGKAH KEGIATAN

TUJUAN

HASIL

ALAT YANG DIPAKAI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Implementasi Kegiatan QCC

 

Pertemuan Circle QCC/QCP

Setiap circle QCC yang terbentuk harus selalu mengadakan pertemuan secara rutin untuk pemecahan masalah-masalah yang ditanggulanginya, minimal dilakukan sebanyak 8 kali pertemuan. Untuk keperluan pertemuan circle itu sendiri komite atau departemen pengelola memfasilitasi tempat pertemuan dan snack pertemuan yang besarnya diatur tersendiri.

 

TEKNIK PRESENTASI (PRESENTATION SKILL)

Setelah melakukan 8 langkah kegiatan QCC, setiap circle harus melakukan presentasi untuk menginformasikan/mempresentasikan inprovement yang telah dilakukan. Dalam melakukan presentasi memerlukan teknik keterampilan dalam menyajikan/menyampaikan informasi yang akan disampaikan sehingga menjadi lebih informatif dan komunkatif.

Kegiatan presentasi akan berhasil apabila didukung beberapa hal, yaitu :

  1. Merencanakan

    Materi yang akan disampaikan presenter perlu direncanakan dengan baik. Ada 2 (dua) point penting yang perlu diperhatikan, yaitu :

    - Isi pesan —-> buat sistematika alur

    - Penerima pesan (audiens)

  2. Melaksanakan Presentasi

    a. Kejelasan dalam menyampaikan presentasi dapat dicapai dengan beberapa cara :

    - Bahasa harus jelas dan komunikatif

    - Intonasi sesuai dengan penekanan

    - Tempo suara yang berirama

    Kalimat disusun dengan tata bahasa yang baik, serta menghindari kata-kata yang tidak lengkap.

    b. Pemahaman audiens tentang hal-hal yang baru/asing atau hal-hal yang sulit dimengerti dapat ditingkatkan dengan menghubungkan hal-hal tersebut dengan contoh/perumpaman yang kongkrit dan dapat ditemui dalam kehidupan sehari-hari.

  3. Membuka Presentasi

    a. Menarik perhatian

    - Melalui pandangan (eye catcher)

    - Melalui pendengaran (ear catcher)

    b. Menimbulkan motivasi

    - Sikap simpatik (ramah, antusias, bersahabat , hangat)

    - Menimbulkan ras ingin tahu

    - Hal yang baru

    - Memperhatikan minat audiens

  4. Gaya Presentasi

    a. Penggunaan variasi suara (tinggi/rendah, keras/lemah, cepat/lambat)

    - Pada suatu saat dilakukan penekanan pada kata-kata tertentu

    - Pada suatu saat mengucapkan dengan lambat sehingga dapat diikuti dengan jelas

    b. Pemusatan perhatian

    Pemusatan perhatian dilakukan pada hal-hal yang dianggap penting, biasanya dengan isyarat menunjuk ke arah layar, gambar, papan tulis, dsb.

    c. Kesenyapan/jeda

    Alat untuk menarik perhatian audiens yaitu suatu perubahan keadaan menjadi tenang atau senyap seketika, karena audiens ingin tahu apa yang terjadi.

    d. Mengadakan kontak mata/pandang

    Menjelajahi seluruh audiens dengan maksud untuk menunjukan hubungan yang intim dan perhatian.

    e. Gerakan badan/mimik

    - Ekspresi wajah (tersenyum,mengerutkan dahi, cemberut, menaikan alis mata, dsb)

    - Gerakan kepala (mengangguk, menggeleng, menunduk)

    - Jari/tangan/tubuh (menunjuk jarak, ukuran, arah,menarik perhatian, mengangkat

    bahu, dsb)

    - Penggantian posisi (depan/belakang, kanan/kiri, duduk/berdiri, dsb)

  5. Penggunaan Media

    a. Variasi media visual (Benda nyata, grafik, video/film, dll)

    b. Variasi media audio (rekaman kaset, musik, drama, diskusi, dll)

    c. Variasi media yang dapat diraba (model/prototype)

    d. Penggunaan pointer (laser pointer, stick pointer, dll)

  6. Menutup Presentasi

    a. Merangkum inti bahasan

    b. Membuat ringkasan.

 

PROSES PENJURIAN

Tingkat keberhasilan kegiatan improvement yang dilakukan oleh setiap circle berdasarkan penilaian atau penjurian yang dilakukan oleh Dewan Juri.

Kegiatan penjurian terdiri dari :

  • Penjurian Lapangan

    Pembuktian hasil QCC/QCP dengan cara melihat aktual/kenyataan implementasi di lapangan dan didukung oleh data-data yang relevan dan memadai (pembuktian ini bersifat konfirmasi). Pembuktian dilakukan agar juri dapat menilai secara obyektif dan bertanggung jawab. Solusi tema QCC/QCP harus sudah diterapkan dan ada bukti keberhasilan penerapan dan hasilnya.

    Juri percaya akan isi risalah, akan tetapi untuk memastikan kebenarannya, juri boleh bertanya, minta diperagakan, minta ditunjukan data-data terkait, atau menunjukan data/fakta yang lain.

    Penjurian lapangan bertujuan agar juri dapat menilai dengan benar dan obyektif. Jadi semua pertanyaan juri harus sesuai dengan kriteria penjurian.

    Dewan juri lapangan dipilih atau ditentukan oleh komite atau departemen pengelola aktifitas QCC yang terdiri dari beberapa orang (5 orang) yang mewakili beberapa departemen yang ada dalam suatu organisasi perusahaan .

  • Persiapan Penjurian

  • Persiapan Umum

    Juri perlu memahami siapa peserta QCC/QCP, yaitu pengalaman, prestasi, bidang pekerjaan, golongan atau tingkat kewenangan, komposisi dsb. Siapkan juga pertanyaan dan permintaan yang akan juri ajukan di lapangan. Tidak menutup kemungkinan muncul pertanyaan dan permintaan baru di lapangan.

    Pastikan peserta QCC/QCP siap untuk penjurian lapangan. Untuk itu komunikasi yang jelas akan sangat membantu. Hal itu meliputi :

  • Jadwal durasi penjurian lapangan

  • Hal-hal yang perlu mereka siapkan (yang akan diperiksa juri)

  • Siapa saja yang akan hadir sebagai juri

  • Siapa saja yang perlu ada/hadir dari pihak peserta

      Penjurian lapangan juga harus dilandasi semangat pembinaan (education & coaching), dalam hal ini akan ada umpan balik yang relevan untuk :

    • Peserta QCC/QCP

    • Fasilitator

    • Komite kualitas sebagai wakil manajemen

  • Investigasi

    5 (lima) langkah investigasi, meliputi :

    Step 1 : Mengumpulkan informasi dari risalah

    Step 2 : Assesmen apa yang kita temukan di risalah

    Step 3 : Mengajukan pertanyaan dan permintaan

    Step 4 : Verifikasi

    Step 5 : Menilai sesuai kriteria penjurian

     

  • Penjurian Presentasi Risalah (Konvensi)

    Penjurian presentasi risalah lebih bersifat bagaimana metode/teknik penyampaian atau menyajikan risalah improvement yang dilakukan oleh circle QCC/QCP . Penyampaian/ penyajian harus komunikatif dan informatif sehingga audiens mengerti dengan mudah dan jelas apa yang disampaikan oleh circle.

Dewan juri presentasi dipilih/ditentukan oleh komite atau departemen pengelola aktifitas QCC yang berjumlah 5 orang dengan komposisi 2 orang juri lapangan dan 3 orang juri eksekutif mewakili beberapa departemen yang ada dalam sebuah organisasi perusahaan, dengan maksud untuk penyebaran dan pemerataan pola pandang penilaian. Tujuan menunjuk kembali 2 orang juri lapangan untuk melakukan penjurian presentasi agar dapat mengetahui perubahan yang dilakukan circle berkaitan dengan saran/umpan balik yang dilakukan pada saat penjurian lapangan.

 

 

About these ads